La collecte des pièces, relancée sans vous
Le 5 du mois, il manque les relevés de douze clients sur soixante. Quelqu’un doit ouvrir la liste, écrire à chacun, noter les réponses, puis recommencer trois jours plus tard.
Le système compare en continu les pièces attendues et les pièces reçues, dossier par dossier. Ce qui manque est réclamé au client, relancé de façon graduée jusqu’à réception, puis pointé à l’arrivée dans votre outil de production. À l’approche de l’échéance, le collaborateur qui suit le dossier reçoit la liste des seuls clients encore incomplets.
Ordre de grandeur indicatif, à vérifier sur vos chiffres pendant l’audit (une estimation, pas un résultat client mesuré) : 4 h de relances par semaine, sur 45 semaines travaillées, soit de l’ordre de 180 h par an
Les pièces reçues, triées et pré-affectées
Trente factures arrivent d’un coup, en pièce jointe, en photo, parfois floues. Il faut ouvrir chacune, identifier le fournisseur, renommer, classer, avant même de penser à réviser.
Chaque pièce est lue à l’arrivée : fournisseur, date, montant, taux de TVA. Elle est rattachée au bon dossier et au bon exercice, pré-affectée selon les règles retenues les mois précédents, puis déposée dans Pennylane ou préparée pour votre outil de production. Les doublons sont écartés, et une pièce illisible déclenche une demande de renvoi au client.
Ordre de grandeur indicatif, à vérifier sur vos chiffres pendant l’audit (une estimation, pas un résultat client mesuré) : 20 minutes de tri par dossier et par mois, sur 60 dossiers, soit de l’ordre de 240 h par an
Les questions d’avancement, traitées le jour même
Un client demande où en est sa TVA, un autre réclame une attestation. Chaque mail coupe une révision en cours.
Le système lit l’état réel du dossier (pièces reçues, déclaration déposée, travaux en cours), rédige la réponse, vous la soumet, puis l’envoie sous la signature du cabinet. Tout ce qui touche à un arbitrage comptable ou fiscal ne reçoit aucune réponse : le mail part vers le collaborateur qui suit le client, dossier déjà ouvert.
Ordre de grandeur indicatif, à vérifier sur vos chiffres pendant l’audit (une estimation, pas un résultat client mesuré) : 10 mails par jour à 4 minutes pièce, sur 220 jours, soit de l’ordre de 145 h par an
Les anomalies vues avant la révision
L’écart se découvre en pleine révision, en pleine période fiscale. Il faut alors remonter plusieurs mois pour comprendre d’où il vient.
Le système contrôle les dossiers en continu : doublons de saisie, comptes d’attente qui gonflent, TVA incohérente avec le chiffre d’affaires, écarts de rapprochement. Chaque collaborateur reçoit, avant d’ouvrir un dossier, la liste des points à regarder, avec la ligne d’écriture concernée.
Ordre de grandeur indicatif, à vérifier sur vos chiffres pendant l’audit (une estimation, pas un résultat client mesuré) : 1 h gagnée sur la révision de chaque dossier, sur 60 dossiers, soit de l’ordre de 60 h par exercice